محاسبه کارکرد پرسنل چیست و چگونه انجام می شود؟

زمان کارکرد پرسنل در شرکت ها و کارخانه ها اهمیت بسیاری برای مدیران دارد. در نظر داشته باشید یک واحد تولیدی با حدود 50 پرسنل در حال کار می باشد. حال فرض کنید هر پرسنل بطور میانگین 10 ساعت در طول ماه کسری کار داشته باشد و این در شرایطی باشد که این واحد تولیدی زمان کارکرد پرسنل خود را محاسبه نمی کند. با یک حساب ساده 50 پرسنل که هر کدام دارای 10 ساعت کسر کار باشند مجموعاً معادل 500 ساعت کسری کار خواهد بود. حال اگر فرض کنیم هر ماه 24 روز کاری خواهد داشت و هر روز کاری در این واحد تولیدی 8 ساعت باشد بنابراین ساعت کاری ماهانه هر پرسنل 192 ساعت خواهد شد. با توجه به اینکه این واحد تولیدی 500 ساعت کسری کار داشته می توان به این نتیجه رسید که مدیریت این تولیدی حدوداً 2.6 برابر حقوق هر پرسنل در ماه متضرر خواهد شد. با توجه به پایه حقوق تعیین شده و قیمت دستگاه های ثبت تردد می توان با خرید و راه اندازی یک دستگاه مناسب کارکرد هر پرسنل را محاسبه کرد تا هیچکدام از طرفین متضرر نشوند. اما گزارش نهایی که از نتیجه محاسبات زمان کارکرد پرسنل بدست خواهد آمد چیست. جهت دریافت پاسخ این سوال ادامه متن را مطالعه فرمایید.

گزارش نهایی وابسته به نرم افزار های مختلف و شرایط مختلف کار می تواند متفاوت باشد. اما یک توضیح کلی از تمام فیلد هایی که ممکن است در گزارش وجود داشته باشد در زیر برای شما عزیزان آماده کرده ایم:

• تاریخ: واضح است که این فیلد تاریخ خاصی را جهت مشخص نمودن وضعیت فیلد ها نشان می دهد.
• ورود/خروج: در این فیلد ساعات وجود و خروج پرسنل در تاریخ مشخص شده نمایش داده می شود، بدیهی است که تعداد این فیلد باید زوج بوده و کمتر از 24 ساعت باشد. در صورتی که این فیلد فرد باشد نرم افزار بصورت اتوماتیک یک فیلد از روز بعد برداشته و شیفت را شبانه در نظر خواهد گرفت. اما چنانچه تعداد ساعت فرد باشد و تا 24 ساعت بعد از آخرین ساعت ثبت شده در این فیلد ساعتی نباشد نرم افزار این رکورد را ناقص در نظر گرفته و مابقی فیلد ها محاسبه نخواهند شد، این بدان معناست که متصدی نرم افزار باید این رکورد را بنا بر صلاح خود یا مدیریت اصلاح نماید.
• حضور: مجموعه فاصله ورود و خروج ها بدون در نظر گرفتن شیفت میزان حضور کلی پرسنل خواهد شد.
• کارکرد: میزان حضور پرسنل در شیفت تعریف شده در نرم افزار میزان کارکرد خواهد بود.
• کسرکار: میزان زمانی از شیفت تعریف شده که پرسنل حضور نداشته است.
• اضافه کار: تفاضل میزان حضور از کارکرد خواهد بود یعنی میزان زمان خارج از سیفت تعریف شده که پرسنل در آن حضور داشته است. در شرایط تعطیل رسمی یا تعطیل تمام حضور پرسنل بصورت اضافه کار محاسبه خواهد شد.
• تاخیر: مخفف عبارت تاخیر در ورود است و میزان فاصله بین زمان شروع شیفت تا اولین ورود پرسنل بعد از آن خواهد بود. اما درصورتی که در زمان شروع شیفت پرسنل حضور نداشته باشد.
• تعجیل: مخفف عبارت تعجیل در خروج است و میزان فاصله بین زمان پایان شیفت تا آخرین خروج پرسنل قبل از آن خواهد بود. اما در صورتی که پرسنل در زمان پایان شیفت حضور نداشته باشد.
• مرخصی: در صورتی که متصدی نرم افزار ثبت مرخصی برای یک پرسنل انجام دهد این فیلد میزان ساعت مرخصی را نشان می دهد.
• ماموریت: در صورتی که متصدی نرم افزار ثبت ماموریت برای یک پرسنل انجام دهد این فیلد میزان ساعت ماموریت را نشان می دهد.
• وضعیت: وضعیت هر رکورد گزارش که معادل یک روز می باشد را نشان می دهد. این فیلد با توجه به شرایط رکورد می تواند معادل (حضور، غیبت، ناقص، تعطیل، تعطیل رسمی) باشد.
• در نهایت در یک سطر مجموعه تمامی فیلد های بالا در انتهای جدول گزارش جهت مشاهده و یا انتقال به بخش محاسبه حقوق و دستمزد نشان داده خواهد شد.

امیدوارم این آموزش کمک مناسبی جهت آشنایی شما با محاسبه زمان کارکرد پرسنل بوده باشد. چنانچه سوالی دارید می توانید از بخش دیدگاه بپرسید.