تعریف شیفت برای پرسنل چگونه است؟

در مقاله قبل انواع حالت های شیفت توضیح داده شد. درصورتی که مقاله قبلی را مطالعه نکرده اید پیشنهاد میشود به لینک زیر مراجعه فرمایید:

محاسبه ساعات کار قانونی پرسنل در سال ۹۸

همانطور که اشاره شد چهار حالت شیفت وجود دارد، شامل: شیفت منظم ثابت، شیفت منظم گردشی، شیفت نامنظم و شیفت ساعتی. اما حسابداران و مدیران باید بدانند کدام حالت با روش کار آنها مناسب تر است و هماهنگی بیشتری دارد. بهتر است بگوییم هرچه دقت محاسبه شیفت بالاتر برود میزان سازگاری آن کاهش خواهد یافت، بدین معنا که درصورتی که کارفرمایان یا حسابداران اصرار به محاسبه دقیق تمام فیلد های کارکرد (شامل: کارکرد، حضور، کسرکار و اضافه کار، تاخیر و تعجیل، مرخصی و ماموریت) داشته باشند این لازمه نظم دقیق پرسنل و پیاده سازی یک گروه کاری دقیق خواهد بود. علاوه بر آن قوانین سختگیرانه برای تردد و اعلام دقیق مرخصی و ماموریت ها نیز لازم است. این یک دیدگاه کاملا کمال گرا است. اما بهتر است به این مساله بصورت واقع گرا نگاه کنیم. حتی با سخت گیری های زیاد باز هم بی نظمی وجود خواهد داشت و این غیر قابل انکار است، علاوه بر آن همیشه  شرایط و موارد خاصی هم وجود خواهند داشت که باعث وجود بی نظمی خواهند شد. بنابراین بهترین کار رسیدن به یک تعادل بین دقت و هماهنگی است.

در پنل محاسبه کارکرد این مساله حل شده است. روش کار بدین صورت است:

• تعریف شیفت: درصورتی که شیفت های دقیق مثل شیفت های اداری یا کارگاهی صبح دارید، ابتدا باید ساعت ورود و خروج شیفت را در قسمت تعریف شیفت وارد کنید. به هر تعداد شیفت منظم که نیاز است وارد کنید و فراموش نکنید شیفت های پایانی (معمولا در آخر هفته یا ... طول شیفت کوتاه تر است تا به یک تعادل با قوانین اداره کار برسد) را نیز تعریف کنید. اما درصورتی که شیفت های نامنظم یا گردشی دارید پیشنهاد می شود شیفت ها را بصورت محدود تعریف کنید که در این صورت تنها طول شیفت در 24 ساعت روز نیاز است تا وارد شود. به تصویر زیر دقت نمایید.

• تعریف گروه کاری: حال در این مرحله به سادگی می توانید ابتدا طول دوره کاری را تعریف کنید. به عنوان مثال برای گروه کاری اداری 7 روز و سپس شیفت مناسب برای هر روز را تعیین کنید. همچنین می توانید روز های کاری و تعطیل را مشخص نمایید. به تصویر زیر دقت کنید:

یا درصورتی که نیاز است شیفت منظم گردشی تعریف کنید (پیشنهاد نمی شود) به این مثال دقت کنید، فرضاً یک کارخانه 3 شیفت 8 ساعته صبح،ظهر و شب (شیفت باید بصورت دقیق تعریف شود) دارد. در هر شیفت پس از 4 روز جای شیفت ها عوض می شود بدین صورت که شیفت های صبح، به ظهر و شیفت های ظهر به شب تبدیل می شوند و شیفت های شب پس از 2 روز تعطیلی به شیفت روز تبدیل می شوند. در این حالت هر پرسنل در دو هفته کار دو روز تعطیلی خواهد داشت. این معادل 96 ساعت کار در دو هفته یعنی هفته ای 44 ساعت کار و 4 ساعت اضافه کاری طبق قانون اداره کار خواهد بود. بنابراین 3 گروه کاری طبق جدول زیر باید تعریف شود. رعایت این نکته لازم است که در شروع هر گروه کاری نوع شیفت تکراری نباشد و اینکه تعریف گروه کاری با کارکرد فعلی افراد این گروه در تاریخ مناسب قرار بگیرد.

در اینجا کاملا مشخص است که تعریف یک گروه کاری دقیق می تواند چقدر دشوار باشد. ضمن اینکه این گروه کاری در آینده به مشکل بر خواهد خورد بدین صورت یک پرسنل از گروه کاری 1 با یک پرسنل از گروه کاری 3 شیفت خود را بصورت توافقی برای دو روز با یکدیگر تعویض خواهند کرد. در حالتی که مدیریت یا حسابدار از این مساله خبری ندارند ایم مشکل بوجود خواهد آمد که برای این دو پرسنل در آن دو روز کاری معادل ساعت حضورشان اضافه کاری ثبت شده و معادل مدت طول شیفت کسرکار ثبت خواهد شد. حال در صورتی که بخواهید این حالت را بصورت دستی حل کنید یعنی تعویض شیفت تعریف کنید یک بار کاری مضاعف برای حسابداران خواهد بود که باید در پایان هر ماه مقداری جستجو و ثبت انجام دهند. اما چه مقدار؟ این کاملا بستگی به تعداد و نظم پرسنل خواهد داشت. فرض کنید برای یک کارخانه با حدود 120 پرسنل تقریبا نامنظم (10%) این نوع شیفت را تعریف کرده باشید. یعنی هر 40 پرسنل در یک گروه کاری خواهند بود. در این صورت احتمالا حسابدار در پایان ماه باید حدود 400 تعویض شیفت تعریف کند. اما راه حل چیست؟ برای حل این مشکل  پیشنهاد می شود اینگونه گروه کاری ها را بصورت شیفت های نامنظم تعریف کنید.

بدین صورت که برای مثال بالا یک شیفت محدود 8 ساعته تعریف کنید. سپس یک گروه کاری 7 روزه تعریف کرده و جمعه را روز تعطیل انتخاب کنید و مابقی روز ها را بصورت کاری با شیفت 8 ساعته محدود تعریف کنید. در این صورت زمان ورود و خروج پرسنل اهمیت نخواهد داشت و نسبت به حالت قبل فقط تاخیر و تعجیل محاسبه نخواهد شد، در صورت تعویض بدون هماهنگی شیفت نیر مشکلی بوجود نخواهد آمد.

• تعریف پرسنل: پس از تعریف شیفت و گروه کاری می توانید پرسنل خود را تعریف کرده و شیفت مورد نظر را برای آن پرسنل انتخاب کنید. درصورتی که کار پرسنل بصورت ساعتی محاسبه می شود نیاز به تعریف شیفت و گروه کاری ندارد و تنها کافیست در این مرحله گروه کاری پرسنل را بصورت ساعتی تعریف نمایید. همچنین می توانید پرسنلی که غیر فعال هستند را در اینجا موقتا غیر فعال کنید تا در گزارش ها آورده نشوند.

در نهایت نمونه های گزارش فردی برای پرسنل اداری و پرسنل ساعتی و پرسنل نامنظم (طبق مثال بالا) . همچنین گزارش حضور ماهانه و گزارش جامع از پنل محاسباتی تایمسنج برای شما آماده شده است.

گزارش فردی: پرسنل اداری پرسنل ساعتی پرسنل نامنظم

گزارش حضور ماهانه گزارش جامع